Polityka prywatności

Informacje wstępne

Szanując prawo do prywatności osób, które powierzyły Melavi sp. z o.o (dalej „Melavi”) swoje dane osobowe, pragniemy zadeklarować, iż pozyskane dane przetwarzamy zgodnie z krajowymi i europejskimi przepisami prawa oraz w warunkach zapewaniających ich bezpieczeństwo, czyli ich poufność, dostępność, integralność i rozliczalność prowadzonych działań. Chcąc zapewnić transparentność realizowanych przez siebie procesów przetwarzania przedstawiamy obowiązujące w Melvi zasady ochrony danych osobowych, ustanowione na gruncie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”).

Administrator danych

Administratorem, czyli podmiotem decydującym o celach i środkach przetwarzania danych osobowych jest Melavi sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Majkowska 32, 62-800 Kalisz. W sprawach związanych z przetwarzaniem Państwa danych osobowych mogą się Państwo z nami skontaktować również mailowo pod adresem poczty elektronicznej: rodo.melavi@melavi.pl

Pozyskanie danych i cel ich przetwarzania

Melavi, realizując swoje funkcje biznesowe przetwarza dane osobowe w następujących celach:

Cel przetwarzaniaPodstawa prawna oraz okres przechowywania danychPrawnie uzasadniony cel, jeśli występuje
Zawarcie i wykonanie umowy z klientem lub kontrahentem.art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO

Przez czas trwania umowy, a po zakończeniu jej obowiązywania do czasu upływu terminów roszczeń z niej wynikających, co do zasady 3 lata, maksymalnie 6 lat.
Administrator w związku z działaniami podjętymi w celu zawarcia umowy lub jej realizacji kontaktuje się w uzasadnionym celu z pracownikami/ współpracownikami klientów i kontrahentów. Nadto, administrator danych może uzyskiwać od kontrahenta podstawowe dane jego pracownika/ współpracownika (imię i nazwisko, miejsce zatrudnienia lub współpracy, nr telefonu oraz w określnych sytuacjach nr dokumentu ze zdjęciem) w związku z realizacją umowy, której dane dotyczą od podmiotu, u którego ta osoba jest zatrudniona lub współpracuje.
Rozpatrywanie skarg i reklamacjiart. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO

Przez 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji.
Administrator w związku z rozpatrywaniem reklamacji kontaktuje się w uzasadnionym celu z pracownikami/ współpracownikami klientów.
Dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami prawnymiart. 6 ust. 1 lit. lit. f RODO

Przez czas trwania postępowań w zakresie dochodzonych roszczeń, tj. do czasu ich prawomocnego zakończenia, a w przypadku postępowań egzekucyjnych do czasu ostatecznego zaspokojenia dochodzonych roszczeń.
Administrator w związku z dochodzeniem roszczeń lub obrony przed roszczeniami prawnymi w uzasadnionym celu może przetwarzać dane pracowników/ współpracowników klientów lub kontrahentów.
Archiwizowanie dokumentów, tj. umów i dokumentów rozliczeniowychart. 6 ust. 1 lit. c RODO

Przez okresy wskazane przepisami prawa, a jeżeli co do określonych dokumentów nie są one wskazane, przez czas kiedy ich przechowywanie mieści w ramach prawnie uzasadnionego celu administratora regulowanego czasem możliwego dochodzenia roszczeń.
-
Prowadzenie statystykArt. 6 ust. 1 lit f RODO

Do czasu prowadzenia innej, wskazanej w niniejszej tabeli operacji przetwarzania. Nie przechowujemy danych osobowych wyłączne dla celów statystycznych.
Posiadanie informacji o statystykach prowadzonych przez Administratora działań pozwala na usprawnienie prowadzonej działalności.
Prowadzenie działań marketingowych bez wykorzystania środków komunikacji elektronicznejArt. 6 ust. 1 lit. f RODO

Do czasu wniesienia sprzeciwu, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcą Państwo pozostawać z nami w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach.
Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność.
Prowadzenie działań marketingowych z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznejArt. 6 ust. 1 lit. a RODO
Działania te ze względu na inne obowiązujące przepisy,

w szczególności ustawę prawo telekomunikacyjne i ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną, prowadzone są na podstawie posiadanych zgód.

Do czasu lub wycofania zgody, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcecie pozostawać z nami w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach, a po jej odwołaniu na potrzeby wykazywania prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych spoczywających na Colian i związanych z nimi roszczeniami (do 6 lat od odwołania zgody).
Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność z wykorzystaniem adresów e-mail i numerów telefonów.
Kontrola dostępu, w tym monitoring na terenie administratora danych w celach podniesienia bezpieczeństwa pracowników i ochrony mienia oraz zachowania tajemnicy informacji.Art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO

Do czasu wniesienia sprzeciwu, nie dłużej niż rok czasu.

Nagrania obrazu przetwarzane są wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania, chyba że nagranie stanowi dowód w postępowaniu, wówczas do czasu prawomocnego zakończenia postępowania lub do czasu wniesienia sprzeciwu.
Prowadzenie kontroli dostępu dla osób przebywający na terenie administratora jest jego uzasadnionym celem, a w przypadku pracowników wynika z przepisu prawa (art. 222 KP).

Administrator danych może uzyskiwać podstawowe dane pracownika/ współpracownika (imię i nazwisko, miejsce zatrudnienia lub współpracy, nr telefonu oraz w określnych sytuacjach nr dokumentu ze zdjęciem) przed przybyciem osoby, której dane dotyczą od podmiotu, u którego ta osoba jest zatrudniona lub współpracuje.
Prowadzenie rekrutacjiArt. 6 ust. 1 lit. a, lit. c i lit. f RODO

Do 6 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji, a w przypadku wyrażonej zgody na dalsze procesy rekrutacyjne nie dłużej niż rok.
Administrator bez dodatkowej zgody osoby, której dane dotyczą może przechowywać dane kandydatów do pracy, którzy nie zostali zatrudnieni jeszcze do 6 miesięcy po zakończeniu procesu rekrutacji jako uzasadniony cel administratora z uwagi, iż zatrudniony pracownik/współpracownik może nie sprawdzić się na stanowisku pracy lub może zrezygnować.
Zarządzanie zasobami ludzkimi – pracownikami i współpracownikamiArt. 6 ust. 1 lit. a, lit. b, lit. c oraz lit. f RODO

Art. 9 ust. 2 lit. b RODO

Zgodnie z obowiązującymi przepisami zobowiązującymi do archiwizowania dokumentów z zakresu prawa pracy, tj. akta osobowe przez lat 50, w niektórych przypadkach przez lat 10. 10-letni okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika, będzie stosowany dla wszystkich pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. W przypadku pracowników zatrudnionych w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. dokumentacja związana ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika będą przechowywane przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych, a także raporty te faktycznie złoży.

Jeśli okres przechowywania wybranych dokumentów będzie krótszy administrator będzie przestrzegał tego krótszego terminu. W przypadku umów cywilnoprawnych umowy te będą przechowywane do czasu upływu terminów przedawnienia wynikających z nich roszczeń.
Wizerunek administrator wykorzystuje jedynie na podstawie zgody pracownika/ współpracownika.
Prowadzenie formularza kontaktowego na stronie wwwart. 6 ust. 1 lit. b RODOUdzielanie odpowiedzi na zgłoszenia i zapytania kierowane z wykorzystaniem formularza kontaktowego lub w innej formie, w tym przechowywanie newralgicznych wniosków i udzielonych odpowiedzi celem zachowania zasady rozliczalności

Jeżeli terminy właściwe dla dochodzenia ewentualnych roszczeń są krótsze, niż okresy przechowywania dokumentów rozliczeniowych dla celów podatkowych, dokumenty te będziemy przechowywać przez czas niezbędny dla celów podatkowo-rozliczeniowych, a więc przez 5 lat od czasu zakończenia roku w którym zaktualizował się obowiązek podatkowy.

Odbiorcy danych

W związku z prowadzoną działalnością Melavi będzie ujawniać Państwa dane osobowe następującym podmiotom:

  • organom państwowym (np. US, UC, Policji) lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa,
  • podmiotom wspierającym nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności: dostawcom zewnętrznych systemów teleinformatycznych wspierającym naszą działalność, podmiotom audytującym naszą działalność, lub podmiotom współpracującym z Melavi w ramach kampanii marketingowych, przy czym takie podmioty będą przetwarzać dane na podstawie umowy z Melavi i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami,
  • bankom w przypadku konieczności prowadzenia rozliczeń.

Uprawnienia w zakresie przetwarzanych danych i dobrowolność podania danych

Każdej osobie, której dane są przetwarzane przez Melavi przysługuje prawo do:

  • dostępu do swoich danych osobowych,
  • sprostowania swoich danych osobowych,
  • usunięcia swoich danych osobowych,
  • ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych,
  • przenoszenia swoich danych osobowych.

Więcej informacji o prawach osób, których dane dotyczą dostępne są w art. 12-23 RODO, którego tekst można znaleźć pod adresem: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679

Nadto, osobie, której dane są przetwarzane przez Melavi przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, więcej informacji pod adresem: https://uodo.gov.pl/pl/p/skargi

Czy musisz podawać swoje dane osobowe?

Podanie danych jest niezbędne do zawarcia umów i rozliczenia prowadzonej działalności oraz wywiązania się przez Melavi z wymogów prawa. W pozostałym zakresie (w szczególności w celu przetwarzania przez Melavi danych w celach marketingowych) podanie danych jest dobrowolne.

Przekazywanie danych do państw trzecich

Dane będą przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Nadto, mogą zdarzyć się sytuacje, że podstawowe dane służbowe pracownika/ współpracownika Melavi (takie jak: imię i nazwisko, stanowisko, numer telefonu służbowego oraz adres e-mail) mogą zostać przekazane do państw trzecich. Niezbędność przekazania danych do państw trzecich uwarunkowana jest wykonaniem umowy pomiędzy Melavi a pracownikiem/ współpracownikiem, którego dane osobowe są przekazywane. Przekazanie do państwa trzeciego danych osobowych pracownika/ współpracownika, dotyczy tych osób którzy będą wykonywać czynności na rzecz klienta lub potencjalnego klienta z państwa trzeciego.

Przetwarzanie danych osobowych w sposób zautomatyzowany

Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania) w ten sposób, że w wyniku takiego zautomatyzowanego przetwarzania mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje, miałyby być powodowane inne skutki prawne lub w inny sposób miałoby to istotnie wpływać na naszych klientów, kontrahentów oraz ich pracowników/współpracowników.